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Culture kaizen | La mère des méthodes agiles et de la conduite du changement ?

Le système Kaizen : la rigueur japonaise appliquée au management

“Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage”- Jean de La Fontaine

La méthode de management Kaizen est née dans les années 50 dans les usines TOYOTA. Etymologiquement, Kaizen est la contraction de deux mots japonais :

Kai” qui signifie changement, et “Zen” qui signifie meilleur.

On traduit cela en français par la notion d’amélioration continue. 
La philosophie Kaizen vise à effectuer constamment des petites améliorations régulières pour permettre de réaliser des grands changements et des améliorations significatives des performances sur la durée. En effet, les changements trop brusques perdurent rarement, car ils ont du mal à se pérenniser et à se stabiliser dans le temps (Cf. les grandes résolutions que tout le monde prend à chaque nouvel an, et que peu tiennent sur la longueur à cause des objectifs trop brusques et trop ambitieux).

Avec cette méthode, on cherche en permanence des nouveaux moyens de faire mieux, d’éliminer le gaspillage (RSE), de diminuer les risques (DUERP), et d’optimiser notre productivité (performance).

La philosophie Kaizen a depuis longtemps dépassé les frontières du Japon, et inspire désormais de nombreux managers, leaders, conseillers…

🚀 Les 7 grands principes de la méthode Kaizen. 

💮Principe 1 : remise en question permanente

Le premier principe clé de la méthode Kaizen est de considérer que notre travail n’est jamais tout à fait achevé, ou tout du moins qu’il est toujours perfectible. En effet, il faut se dire que l’on peut toujours faire mieux via l’optimisation constante de nos méthodes et de nos processus. Il faut pour cela toujours être prêt à se remettre en question, même lorsque l’on pense être déjà satisfait de notre façon de faire.

💮 Principe 2 : établir un ordre de priorité.

Le second principe consiste à établir un ordre de priorité entre les changements que l’on réalise. En effet, il faut prioriser ceux qui sont rapides et qui demandent peu de ressources, et peu d’investissement. Il faut se concentrer sur les changements qui ont un maximum d’impact, pour un minimum d’investissement (donc on fait les fainéants)

💮 Principe 3 : correction instantanée des erreurs

Il ne faut pas attendre que les erreurs s’accumulent et prennent en importance pour les traiter. Il faut le faire immédiatement avant qu’elle ne puisse prendre de l’inertie. Cela représentera donc un gain de temps considérable sur le long terme. Plus une erreur est corrigée tôt, plus elle peut être rattrapée facilement, avec une limitation des dégâts.

💮 Principe 4 : l’importance d’être proactif

Ce principe rejoint le premier : en plus d’être réactif face aux erreurs, on doit activement chercher en permanence des moyens de mieux travailler, de mieux s’organiser, et de mieux analyser nos potentielles faiblesses afin de remonter à leurs sources et de pouvoir les corriger.

💮 Principe 5 : la durabilité comme pilier du kaizen

La durabilité est le principe fondamental qui permet à la philosophie Kaizen de porter ses fruits. Cette notion désigne la capacité d’une personne ou d’un groupe à maintenir les changements dans la durée.

Lorsque l’on adopte un changement brusque et qu’on ne veille pas à le pérenniser, un gain de performance temporaire va être observé, mais on va revenir au point de départ à l’abandon de ce changement, avant de répéter le processus lors de l’adoption d’une autre nouvelle méthode. On tourne ainsi en rond, et la productivité globale revient toujours au point de départ.

A contrario, lorsque l’on applique le principe de durabilité, on veille à inscrire chaque changement dans le temps et à l’incorporer dans nos méthodes de manière durable. Ainsi, le gain d’efficacité opérationnelle est définitif. Les nouvelles méthodes adoptées dans le futur viendront donc s’agréger sur une base consolidée par les précédentes. Grâce à ce cumul progressif, on peut réaliser des gains d’efficacité importants sur le long terme.

💮 Principe 6 : éviter le gaspillage sous toutes ses formes

La notion de gaspillage joue un rôle important dans tout système d’amélioration de processus. Le système Kaizen n’y fait pas exception.

Dans la philosophie Kaizen, on distingue trois types de gaspillage :

✅ Les Mudas
Ils font référence aux activités qui n’ont pas de valeur ajoutée. Il s’agit par exemple des tâches répétitives et simples qui pourraient être automatisées, des déplacements inutiles, des process obsolètes…

✅ Les Muras
Il s’agit des irrégularités ou incohérences dans les processus. On peut citer en exemple un cas où deux employés se retrouveraient à travailler inutilement sur la même tâche, à cause d’un problème de communication de la direction.

✅ Les Muris
Ils correspondent à l’utilisation de moyens disproportionnés pour la réalisation d’une tâche au regard de sa valeur ajoutée. Par exemple, quand un employé passe trop de temps sur une tâche donnée parce que sa formation n’est pas adaptée, c’est un muri.

💮 Principe 7 : consulter les autres systématiquement

Le dernier principe vient souligner l’importance dans la philosophie Kaizen de consulter les autres. En effet, lorsque l’on prend une décision, ou que l’on est à la recherche d’idées pour réaliser une amélioration, il est toujours bon de consulter les autres, pour enrichir notre point de vue et intégrer des éléments de réflexion auxquels on n’aurait pas forcément pensé.

Le Kaizen est une démarche qui doit concerner tout le monde dans l’entreprise, tout le temps, et à tout niveau. Chacun doit être partie prenante dans ce processus d’amélioration continue.

Le respect de ces grands principes permettra la mise en place d’un système d’amélioration continue pour optimiser la productivité, la qualité des produits ou services, le tout dans des conditions de travail agréables qui favorisent une implication réelle et sincère de la part des salariés.

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